Come funziona l'Organizzazione

La pagina è divisa in tre tab, e quella aperta resta scritta nell'indirizzo: un link copiato riapre il punto giusto.

• Team: i posti della licenza in cima, l'elenco dei colleghi al centro e gli inviti in attesa in fondo. È la tab che si apre per prima.
• Statistiche: come lavora il gruppo, con tempo di utilizzo, azioni, grafici, tabella dei colleghi e cronologia. La vede chi amministra l'organizzazione e chi ha ricevuto il permesso.
• Impostazioni: le regole del gruppo, una sezione alla volta. Nome dell'organizzazione, registri separati, esiti guidati per periodo, Chi ha fatto cosa, Tracciamento e statistiche, Avvisi email e, da ospite, la tua presenza qui.
• In cima, accanto al nome dell'organizzazione, ci sono sempre tre numeri: quanti membri siete, quanti posti sono in uso sul totale e quanti colleghi hanno davvero un accesso attivo. Con il tracciamento acceso si aggiunge quanti colleghi sono online adesso.
• Le tre tab e tutto quello che contengono sono identiche sul computer e sul telefono: nessuna funzione vive solo da una parte.

Ogni membro ha uno di questi ruoli, che decide cosa può fare. Proprietario, Amministratore e Docente modificano i dati condivisi; il Docente di sostegno solo gli studenti che gli sono assegnati; il Supplente solo il registro di classe (appello, firma, compiti); la Sola lettura può solo consultare.

• Si invita solo chi ha un accesso attivo, e aprendo Invita collega è la prima cosa scritta nel riquadro in alto. Le strade sono due: il collega ha già il Premium suo ed entra subito con l'invito, oppure non ce l'ha e allora compri un posto della licenza e glielo assegni tu. Se è nella sua prova gratuita e non trova un posto libero, ha 7 giorni per provare l'organizzazione (puoi offrirli a 5 colleghi in tutto, al massimo 3 alla volta); finita la prova gli serve un posto o il Premium.
• Nello stesso riquadro leggi quanti posti liberi hai e trovi il bottone Aggiungi posti, che apre la schermata dell'acquisto senza farti uscire dall'invito. Se i posti liberi sono finiti il riquadro diventa un avviso, ma invitare chi il Premium ce l'ha già resta possibile.
• Dalla tab Team, il proprietario o un amministratore apre Invita collega, scrive l'email del collega e sceglie il ruolo: Amministratore, Docente, Docente di sostegno, Supplente o Sola lettura. Per il supplente può indicare una data di fine accesso, e per i ruoli che lo prevedono si scelgono qui anche classi, materie o alunni seguiti.
• Parte un'email di invito con il pulsante Unisciti al team. Il link resta valido 7 giorni.
• Viene sempre mostrato anche un link da copiare: se l'email non arriva, puoi inviarlo a mano, ad esempio via WhatsApp.
• Non puoi invitare chi è già nel team: in quel caso compare un avviso.

• Al primo accesso, il collega invitato vede un riquadro al centro dello schermo con chi lo invita, il nome del gruppo e il ruolo assegnato.
• Può accettare subito (i dati condivisi compaiono all'istante, senza ricaricare) oppure scegliere Più tardi per rimandare.
• In alternativa può accettare dal link ricevuto via email, che apre una pagina di conferma. Serve accedere con lo stesso indirizzo a cui è arrivato l'invito.

Proprietario e amministratori, dalla pagina Organizzazione, possono:

• Vedere l'elenco dei membri con nome, email, foto e ruolo: sul computer è una tabella con le colonne membro, ruolo, accesso, fino al e azioni; sul telefono le stesse righe diventano schede. In cima c'è la ricerca per nome o email, i titoli delle colonne ordinano e dal bottone Colonne si nasconde quello che non serve.
• Comprare i posti della licenza e assegnarli, dal riquadro dei posti in cima alla tab Team.
• Cambiare il ruolo di un membro o rimuoverlo, con una conferma, dal menu delle azioni sulla sua riga (sul telefono si apre dal basso, con le stesse voci). Nello stesso menu si scelgono classi e materie, gli alunni seguiti dal sostegno e il periodo dell'incarico del supplente. L'unico proprietario non è rimovibile, e sulla sua riga è scritto il perché.
• Consultare gli Inviti in attesa e revocarli: il link smette subito di funzionare. Il riquadro resta chiuso quando non ce n'è nessuno.
• Rinominare l'organizzazione dalla tab Impostazioni: è il nome che i colleghi vedono nell'invito.
• Vedere chi è online in questo momento, con un pallino verde e la sezione in cui sta lavorando (si aggiorna ogni minuto). Con il tracciamento spento, o per un collega escluso, il pallino non compare.

• L'organizzazione la usa chi ha un posto della licenza oppure un abbonamento suo. La prova gratuita personale serve al registro del collega: chi entra durante la prova e non trova un posto libero ha 7 giorni per provare l'organizzazione, una volta sola per account, e li puoi offrire a 5 colleghi in tutto, al massimo 3 alla volta. Finita la prova gli serve un posto o il Premium; il suo registro personale non cambia.
• I posti li compri dal riquadro in cima alla tab Team della pagina Organizzazione, al prezzo per docente che vedi lì, e valgono un anno. Il riquadro dice sempre quanti ne hai, quanti ne hai usati e quanti ne restano, ed è lo stesso sul computer e sul telefono.
• Appena arrivano, i posti si assegnano da soli ai colleghi rimasti senza accesso, in ordine di ingresso. Chi ha un abbonamento suo non consuma un posto. Chi è nella prova gratuita lo riceve anche lui, tranne quando sta già provando l'organizzazione nei 7 giorni o ne faceva parte prima di questa regola. I posti li puoi anche assegnare tu a mano.
• Ogni posto lo puoi assegnare o liberare dall'elenco dei membri, anche a un collega che paga già da solo: prima ti avvisiamo che oggi quel posto non gli serve.
• Ogni posto è pensato per un docente stabile: resta al collega almeno 30 giorni, e lo stesso posto può passare a un altro collega al massimo una volta ogni 4 mesi. Ridare il posto allo stesso collega non conta come cambio.
• Se un collega esce, liberi il posto: prima di confermare ti diciamo da quando lo potrai dare a un altro collega, e fino a quella data il riquadro lo mostra fra i posti bloccati. Chi resta senza posto rimane nell'elenco, ma non entra finché non ne ha un altro.
• Li gestisce il proprietario e li gestisce allo stesso modo un amministratore: inviti, ruoli, acquisto e assegnazione. L'unica differenza è il posto del proprietario, che può liberare solo lui.
• Aggiungere posti a una licenza che paghi già con la carta non apre un secondo abbonamento: prima di addebitare ti mostriamo quanto costa la parte che manca al rinnovo, e confermi tu.
• Se hai pagato con carta, il bottone Gestisci pagamento apre la pagina dove cambi il metodo, scarichi le fatture o disdici il rinnovo. Se hai disdetto, i posti restano attivi fino alla data che trovi scritta nel riquadro.
• Se la licenza arriva da un preventivo pagato con bonifico, i posti partono il giorno in cui il bonifico risulta arrivato e valgono un anno da lì. Finché non arriva il riquadro lo dice, con la data entro cui va disposto (sette giorni); per farli partire prima carica la contabile dalla pagina del preventivo.

Appena entri in un gruppo con almeno un collega, nelle varie sezioni dell'app compaiono anche i dati delle classi condivise, affiancati ai tuoi e con l'indicazione del docente che li ha inseriti:

Le classi dei colleghi compaiono in una sezione dedicata Condivise con te, così non si confondono con le tue.

Chi ha un ruolo che scrive (Proprietario, Amministratore o Docente) può creare, modificare e cancellare i dati delle classi condivise, non solo i propri:

• Voti, meriti e note disciplinari
• Studenti: aggiunta, modifica e rimozione
• Appello e presenze
• Eventi del calendario e lezioni
• Compiti e verifiche, con i relativi voti
• Pagelle: voci, esiti e pubblicazione ai portali
• Avvisi di classe, file e allegati

Il ruolo Sola lettura può solo consultare: ogni tentativo di creare, modificare o cancellare un dato condiviso viene bloccato.

Di serie il registro del gruppo è condiviso: tutti i docenti vedono e modificano gli stessi dati. Se il tuo team preferisce che ognuno tenga il proprio registro anche nelle classi in comune, il proprietario (o un amministratore) può attivare la modalità Registri separati per docente dalla pagina Organizzazione. Cosa cambia con l'interruttore acceso:

• Ogni docente vede e modifica solo il PROPRIO registro: voti, verifiche, meriti, lezioni, eventi del calendario, compiti, pagelle ed esami inseriti da lui. Quelli dei colleghi non compaiono più nelle sue pagine.
• Nei selettori compaiono solo le proprie materie (più quelle eventualmente assegnate dal proprietario), non l'intero catalogo del gruppo.
• Restano in comune i dati di CLASSE: studenti, presenze, note disciplinari e avvisi. Il supplente continua a vedere e firmare le ore da coprire.
• Il proprietario è sempre COORDINATORE: vede i voti e le medie di tutti, in sola lettura. Può nominare altri coordinatori dalla stessa card.
• La modifica resta sempre per autore: nessuno, coordinatore compreso, può cambiare o cancellare un dato inserito da un altro docente.
• Nelle classi del gruppo compare la scheda Giornata: tutte le ore del giorno di tutti i docenti, con argomenti, compiti e firme, in un'unica tabella di sola lettura. La propria ora si apre e si firma da lì.
• Si attiva e si disattiva quando vuoi: spegnendola, il registro torna condiviso come prima. Nessun dato viene toccato in entrambi i casi.

Quando in una classe lavorano più docenti, serve capire a colpo d'occhio chi ha messo un voto o scritto una nota. Il badge del collega si accende dalla tab Impostazioni della pagina Organizzazione, alla voce Chi ha fatto cosa:

• Accanto a voti, note, compiti, argomenti, merito, presenze e giustificazioni compare il badge del collega che li ha inseriti: un nome breve su un colore suo.
• Tre interruttori decidono cosa mostra il badge: il nome, il ruolo sotto al nome, e se mostrarlo solo sulle righe degli altri o su tutte.
• Sotto c'è una griglia con le sette sezioni: ogni riquadro si accende per mostrare il badge lì, si spegne per nasconderlo, oppure resta neutro e segue la regola generale.
• Nell'elenco dei colleghi, il bottone Personalizza apre la scheda del singolo docente: nome breve, colore del badge (automatico, una tinta della tavolozza o un colore tuo) e cosa scrivere sotto al nome, scegliendo fra il ruolo che gli hai assegnato e un testo tuo. L'anteprima mostra subito il risultato.
• Lo decide solo chi amministra l'organizzazione, e vale per tutto il gruppo: non è una preferenza personale di ogni docente.

La tab Statistiche della pagina Organizzazione mostra come lavora il gruppo. I numeri valgono per tutti, il dettaglio no: quello che si legge nella cronologia dipende da cosa quel docente vedrebbe comunque nelle sue sezioni.

• La tab Statistiche racconta come lavora il gruppo: quanto tempo passa ognuno nell'app, quante cose fa, in quali sezioni, in che ore della settimana e con che andamento nel tempo.
• In cima c'è la barra dei filtri: il periodo (oggi, ultimi 7 giorni, ultimi 30 giorni, anno scolastico o due date scelte da te), il collega da guardare, il confronto con il periodo precedente e il bottone per esportare in CSV. Sul telefono diventano pillole scorrevoli più un pannello Filtri, con le stesse funzioni.
• Sotto i quattro numeri la pagina si divide in tre linguette: Panoramica con i grafici del gruppo, Colleghi con la classifica e la tabella che ha una riga per docente, Cronologia con l'elenco di quello che è stato scritto. Il periodo e i filtri in cima valgono per tutte e tre, e la linguetta aperta resta nell'indirizzo: il link mandato a un collega gli apre la stessa schermata.
• Subito sotto, quattro numeri: docenti attivi, online adesso, tempo totale e azioni totali, ognuno con la variazione rispetto al periodo prima quando il confronto è acceso.
• I grafici sono cinque: tempo giorno per giorno diviso per collega, azioni per tipo, matrice delle ore per giorno della settimana, tempo per sezione dell'app e classifica dei colleghi. Ogni docente ha il colore del suo badge del registro, lo stesso in tutti i grafici.
• La tabella dei docenti dà una riga a testa con tempo, azioni, giorni attivi, sezione preferita, ultimo accesso e pallino di chi è online: il pallino segnala i colleghi, non chi sta guardando. Dal bottone Colonne si accendono anche le aperture di sezione. Toccando una riga si apre la scheda di quel collega, con i suoi numeri, i suoi grafici e la sua cronologia.
• La cronologia elenca quello che il gruppo ha fatto, giorno per giorno, con filtri per collega, tipo di attività e sezione, la ricerca a testo libero e il caricamento automatico mentre scorri, con il bottone Carica altre attività in fondo alla lista per chi preferisce toccarlo.
• La cronologia dice sempre chi ha fatto cosa, per esempio ha inserito un voto. Studente, classe e materia compaiono solo se chi guarda quei dati li vedrebbe comunque aprendo la sezione: con i registri separati accesi, o fuori dalle proprie classi e materie, resta la frase generica e non c'è nessun link.
• L'esportazione in CSV scarica quello che si sta guardando, la tabella dei colleghi o la cronologia, con gli stessi filtri e le stesse regole della pagina: nel file non c'è mai una parola in più di quella a schermo.
• Il dettaglio riga per riga, e con lui la matrice delle ore, copre gli ultimi 90 giorni. I totali restano per sempre, quindi i numeri di un anno fa ci sono anche quando il dettaglio di quei giorni non c'è più.
• Le Statistiche le vedono il proprietario e gli amministratori. Un altro collega le vede solo se chi amministra accende per lui Può vedere le statistiche, e in quel caso vede la pagina ma non le impostazioni di tracciamento.

Perché le Statistiche abbiano qualcosa da mostrare, l'app tiene il conto del tempo passato nelle sezioni e di quello che ogni docente inserisce. Chi amministra decide chi viene raccolto e chi può guardare:

• Il tracciamento è acceso di serie per ogni organizzazione e per ogni membro, proprietario e amministratori compresi. Si governa dalla tab Impostazioni, alla voce Tracciamento e statistiche, che vede solo chi amministra.
• L'interruttore generale spegne la raccolta per tutto il gruppo: da quel momento non si aggiunge più nessun dato e la pagina Statistiche lo dice, con il bottone per riaccenderla. I totali già calcolati restano dov'erano.
• Nell'elenco dei colleghi ogni riga ha l'interruttore Tracciato: spegnendolo, di quel docente non si raccoglie più niente. Non compare nei grafici, nella tabella, nella cronologia, e nemmeno fra chi è online.
• Accanto c'è Può vedere le statistiche, il permesso da dare a un collega che non amministra. Su proprietario e amministratori non compare, perché per loro il permesso c'è già.
• L'interruttore Mostra Statistiche nel menu aggiunge la voce Statistiche al menu, nella barra di sinistra del computer e nel pannello Altro del telefono, per chi ha il permesso di vederle. Spegnendolo sparisce da entrambi insieme.
• Ogni collega tracciato trova una volta sola, in dashboard, un riquadro che spiega cosa viene raccolto e chi lo vede. Si chiude e non torna più; ricompare, sempre una volta sola, se il tracciamento viene spento e poi riacceso.

Chi amministra può farsi avvisare per email su quello che succede nel gruppo, senza dover aprire la pagina ogni giorno. Si accendono uno per uno dalla tab Impostazioni, alla voce Avvisi email:

• Gli avvisi sono quattro e nascono tutti spenti: finché non li accendi dal riquadro Avvisi email, nella tab Impostazioni, non parte nessuna email. Il riquadro lo vede solo chi amministra l'organizzazione.
• Riepilogo settimanale: arriva il lunedì mattina con la settimana appena chiusa. Quanti colleghi hanno lavorato sul totale dei tracciati, il tempo complessivo, le azioni sul registro, chi ha lavorato di più, che cosa è stato fatto e chi non ha aperto l'app. Se nella settimana non è successo niente, l'email non parte.
• Ingressi e uscite dal team: arriva subito, appena un collega accetta l'invito, viene rimosso, esce da solo, oppure l'incarico di un supplente arriva alla data di fine. Chi è coinvolto non riceve mai l'avviso che parla di lui.
• Cancellazioni sensibili: avvisa quando qualcuno cancella voti, note disciplinari, classi, alunni, appelli o compiti. Le cancellazioni vengono raggruppate, al massimo un'email ogni dieci minuti con l'elenco di chi ha cancellato cosa, così una sessione di riordino non riempie la casella di nessuno. Solo in orario di lavoro: quello che viene cancellato di notte arriva nel primo avviso del mattino.
• Docente inattivo: una volta al giorno, la mattina, segnala i colleghi che non aprono RegisPro da un certo numero di giorni. Riguarda chi può davvero entrare, cioè chi occupa un posto della licenza, chi ha un accesso attivo suo e chi amministra il gruppo: chi non ha un accesso non viene segnalato come fermo. I giorni si scelgono nello stesso riquadro, da 3 a 90, e di serie sono 14. L'email dice anche chi di loro occupa un posto della licenza. Se non c'è nessun inattivo non arriva niente.
• Gli avvisi vanno al proprietario e agli amministratori. Nel riquadro c'è l'elenco dei destinatari con l'interruttore Riceve gli avvisi per ognuno: chi non li vuole si toglie senza spegnerli per gli altri, e chi non ha un indirizzo nel profilo compare già spento.
• Con il tracciamento generale spento gli interruttori degli avvisi restano disattivati e non parte nessuna email: senza raccolta non ci sarebbe niente da raccontare. In fondo a ogni email c'è Gestisci gli avvisi, che riporta alla tab Impostazioni.

Alcune cose non vengono mai condivise e restano solo tue:

• Castelletto: il registro delle ore e delle quote.
• Colloqui con le famiglie.
• Diario e promemoria personali.
• Quiz personali (i quiz di esempio restano disponibili a tutti).
• Messaggi inviati a genitori e studenti.
• Note interne sullo studente: visibili solo a chi le ha scritte. Un collega vede quel campo vuoto.
• Aggiungere nuove materie a una classe: lo fa solo il proprietario della classe.

• Solo il tuo gruppo vede i dati condivisi: un docente fuori dall'organizzazione non vede nulla. La protezione è applicata direttamente dal database.
• Ciò che viene cancellato sparisce per tutti e non ricompare.
• Mentre scrivi in un campo libero, se inserisci dati delicati (salute, religione e simili) compare un avviso che ti ricorda di non scriverli lì. Non blocca il salvataggio: ti avvisa soltanto.